Forståelse af ejendommens regnskab
Generelt
Hvert år efter regnskabsårets afslutning udarbejdes der regnskab for afdelingen. Regnskabsåret løber fra 1. juli til 30. juni det efterfølgende år.
Regnskabet er underlagt klare lovmæssige regler for, hvordan det skal opstilles.
De fleste punkter i regnskabet er forholdsvis let forståelige - som f.eks. ejendomsskatter, vandafgift eller forsikringer - mens andre punkter godt kan kræve lidt forklaring for den, der ikke i det daglige beskæftiger sig med afdelingsregnskaber.
Det er i det efterfølgende beskrevet, hvordan regnskabet skal være opstillet, og nogle af de poster i regnskabet, der kan være særlig vanskelige, er nærmere beskrevet.
Resultatopgørelse og balance
Regnskabet er opdelt i 2 afsnit, nemlig resultatopgørelse og balance. Herudover findes der noter, der forklarer enkelte poster i resultatopgørelsen og balancen, og endelig et oplysningsskema.
I resultatopgørelsen er der - for at give bedre mulighed for at kunne vurdere regnskabsårets tal - påført sammenligninger med sidste regnskabsår, budgettet for det pågældende regnskabsår og budgettet for det næste regnskabsår. På denne måde får den enkelte beboer også oplysning om budgettet.
I venstre side er som første kolonne resultatet for sidste regnskabsår afrundet i 1.000 kr. Næste kolonne er kontonumre, og her står samtidig opført henvisninger til notenumre, såfremt der har været bemærkninger til de enkelte udgifter eller indtægter. Herefter et tekstfelt visende, hvilke udgifter eller indtægter det drejer sig om. I kolonne 3 og 4 vises regnskabsårets resultat, mens kolonne 5 og 6 er budgettallene for det pågældende regnskabsår og næste regnskabsår afrundet i 1.000 kr.
Resultatopgørelsen er en opstilling over samtlige de udgifter og indtægter, der har været i regnskabsåret. Man kan vel egentlig betragte den som en historisk oversigt, som dog under ingen omstændigheder må undervurderes, mens balancen er en opgørelse, der er foretaget på den sidste dag i regnskabsåret. Ud fra balancen kan man se, hvilke tilgodehavender og forpligtelser der er på afdelingen, og det er vigtigt at vurdere afdelingens økonomiske forpligtelser ud fra denne balance.
For at give et bedre overblik er der i afdelingsregnskabet foretaget en opdeling af de enkelte regnskabsposter i hovedgrupper.
Balancen omfatter aktiver og passiver, og ligesom under resultatopgørelsen er der her sammenligning med sidste års regnskabstal også afrundet i 1.000 kr. Tilsvarende viser den næste kolonne kontonumre og henvisning til eventuelle noter. Tekstfeltet viser, hvilke aktiver eller passiver det drejer sig om, mens kolonne 4 og 5 viser aktivernes/passivernes størrelse på den sidste dag i regnskabsåret.
Efter balancen anføres noterne til regnskabsåret.
Regnskabet underskrives af KAB som forretningsfører. Samtidig underskrives regnskabet af revisionsfirmaet. Regnskaberne skal fremlægges på det ordinære afdelingsmøde til orientering og underskrives af afdelingsbestyrelsen, hvis der er valgt en afdelingsbestyrelse; ellers skal det underskrives af et medlem af selskabsbestyrelsen.
Budgettets poster
En egentlig gennemgang af alle budgettets poster vil ikke finde sted her. Budgettet er opdelt i hovedgrupper.
Resultatopgørelsen
Resultatopgørelsen omfatter udgifter (ordinære og ekstraordinære udgifter) og indtægter (ordinære og ekstraordinære indtægter).
Hovedgruppens ordinære udgifter er igen opdelt i mindre grupper, nemlig nettokapitaludgifter, offentlige og andre faste udgifter, variable udgifter og henlæggelser, og disse grupper er igen underopdelt.
Herudover er der hovedgruppen, ekstraordinære udgifter, der er opdelt i underposter. Ordinære og ekstraordinære udgifter udgør de samlede udgifter i budgettet.
Af indtægter er der som nævnt ovenfor ordinære indtægter og ekstraordinære indtægter.
Når de samlede udgifter og de samlede indtægter er kendt, kan årets overskud eller underskud opgøres.
Kort gennemgang af enkelte poster.
Nettokapitaludgifter
Ejendommen er finansieret med kreditforeningslån.
Afdelingens oprindelige anskaffelsessum blev finaniseret med et ordinært kreditforeningslån, som blev indfriet i ca. 2012. Herefter betaler vi et tilsvarende beløb til Landsbyggefonden 2/3 samt 1/3 til selskabets dispositionsfond jfr. Lov om Alment Boligbyggeri.
Efterfølgende større renoveringer finansieres med extraordinære kreditforeningslån, som efter indfrielse ikke længere er en udgift for afdelingen.
Offentlige og andre faste udgifter
Ejendomsskatter betales til Ballerup Kommune.
Vandafgift omfatter udgifter til ejendommens vandforbrug og til vandafledning.
Forsikringer omfatter udgifter til ejendommens forsikringer, som f.eks. brandforsikring og arbejdsskadeforsikring vedrørende ejendomsfunktionærer.
El er f.eks. udgifter til områdebelysning, men ikke til boligernes eget forbrug.
Forvaltningsbidrag er det beløb, KAB får for at administrere ejendommen, dvs. udfærdige kontrakter, opkræve husleje, afregne med fraflyttede lejere, sørge for inspektion af ejendommen, udarbejde regnskaber, budgetter, revision osv.
Bidraget, der reguleres hvert år, er af samme størrelse pr. beregningsenhed for hele selskabet. F.eks. svarer én lejlighed til én enhed.
Henlæggelse til dispositionsfond fastsættes svarende i 1992 til 150 kr. pr. lejemål pr. år, indtil en fond for selskabet som helhed mindst udgør 2.251 kr. pr. lejemål. Beløbene pristalsreguleres (i 1993 = hhv. 153 kr. og 2.294 kr.).
Dispositionsfondens midler skal udgøre en særlig sikkerhedskapital i Ballerup Ejendomsselskab, som dels kan anvendes som stødpude overfor eventuelle uforudsete begivenheder, dels skal sikre selskabets fortsatte virksomhed.
Det er ikke en fond, den enkelte afdeling har rådighed over.
Variable udgifter
Ejendomsfunktionærernes aflønning m.m. sker i henhold til en "mønsteroverenskomst" mellem Boligselskabernes Landsforening og Ejendomsfunktionærernes Fagforening.
Vedligeholdelse omfatter de beløb, som er anvendt til vedligeholdelse af bygninger, tekniske installationer og have- og vejanlæg m.v. for at holde ejendommen i god stand.
Udgifterne kan variere betydeligt fra ejendom til ejendom og fra år til år, afhængig af bl.a. de anvendte byggematerialers art og kvalitet, ejendommens alder, ejendommens beliggenhed osv.
Henlæggelser
Til den planlagte og periodiske vedligeholdelse (hovedistandsættelse og lignende) bør der være henlagt beløb fra tidligere år, således at udgifterne i de enkelte regnskabsår kan dækkes heraf. Afholdte udgifter opføres under afsnittet "variable udgifter", og hvis der er afholdt større udgifter, end der kan dækkes af de henlagte midler fra tidligere år, må beløbet udgiftsføres i regnskabet og eventuelt afvikles efter de regler, der er om afvikling af underskud. Forbrug af midler, der er henlagt i samme regnskabsår, kan ikke finde sted.
Henlæggelserne til såvel hovedistandsættelse som fornyelse af tekniske installationer kan ske på en samlet henlægggelseskonto, eller man kan henlægge på opdelte konti for de enkelte grupper. Muligheden for at anvende en samlet henlæggelseskonto er ny, og der er hermed taget skridt til en styrkelse af budgetlægningen for dette økonomisk følsomme område.
På konto for istandsættelse ved fraflytning ("EGEBJERGVANG" har en såkaldt A-ordning) henlægges beløb til dækning af udgifterne til istandsættelse af fraflyttede lejemål.
A-ordningen, som afdelingen er tilsluttet, bygger på, at lejeren vedligeholder sit lejemål i boperioden, og at fraflytningsomkostningerne over en periode på 100 måneder overtages af afdelingen med 1% pr. måned. Det vil sige, at lejeren efter en boperiode på 8 år og 4 måneder omkostningsfrit kan fraflytte lejemålet, såfremt dette er vel vedligeholdt.
Ekstraordinære udgifter
Herunder opføres ydelser vedrørende realkreditlån til forbedringsarbejder m.v. Modsat lån til finansiering af ejendommens oprindelige anskaffelsessum vil ydelsen, når lånet engang er færdigafdraget, udgå af budgettet, således at lejen kan nedsættes med et tilsvarende beløb.
Afskrivning på forbedringsarbejder o.lign. Da det ikke altid er muligt at betale store anlægs- og ombygningsudgifter over et enkelt års regnskab, tages udgiften ved arbejdets betaling op som en post under anlægsaktiver. Som udgift betaler man så hvert år af på anlægsposten, der nedskrives tilsvarende.
I praksis svarer afskrivningerne altså til, at man betaler af på en vare, man har købt på afbetaling. Varen er leveret og taget op som værdi i balancen, og de årlige afdrag optages som udgift i resultatopgørelsen. Afskrivningstiden er normalt 3-5 år. Hvis afdelingen ikke selv har penge til at finansiere udgiften, må der - som nævnt ovenfor - optages lån.
Afvikling af underskud fra tidligere år
Eventuelt opsamlet driftsunderskud skal afvikles over højst 3 år. Det vil sige, at der i budgettet skal afsættes et beløb således, at afviklingen af underskuddet kan ske i løbet af disse 3 år.
Årets overskud
Der må ikke budgetteres med overskud. Det vil sige, der må f.eks. ikke budgetteres med henlæggelse til imødegåelse af senere års driftsunderskud. Da regnskabets poster sjældent vil være præcis de udgifter eller indtægter, der er budgetteret med, vil der som oftest blive konstateret et underskud eller et overskud.
Overskuddet skal altid anvendes til dækning af underskud fra tidligere år, såfremt der eksisterer et underskud, og herefter til dækning af en eventuel underfinansiering. Endvidere kan der foretages eventuelle ekstraordinære henlæggelser til vedligeholdelse m.v. Et overskud skal således fordeles på bestemte konti og må kun anvendes til de ovenfor nævnte formål.
Indtægter
De væsentligste indtægter kommer fra boligafgifter og lejere, og kun i meget begrænset omfang vil en almen boligafdeling have andre indtægter.
Renter
Afdelingen har en konto hos Ballerup Ejendomsselskab. Kontoen forrentes, og renten fastsættes og reguleres i overensstemmelse med eventuelle ændringer i bankrenten.
Årets underskud
Et underskud skal overføres til afdelingens balance på underskudskontoen. Dette underskud skal, som tidligere nævnt, afvikles over højst 3 år.
Balancen
Balancen opdeles, som nævnt, i aktiver og passiver.
Anlægsaktiver
Ejendommens anskaffelsessum er et aktiv og opføres under anlægsaktiverne. Anskaffelsessummen er finansieret ved optagelse af kreditforeningslån, beboerindskud og lignende. Finansieringen er anført under "langfristet gæld".
Under forbedringsarbejder o.lign. er anført de udgifter, ejendommen har haft til forbedringer og moderniseringer.
Omsætningsaktiver
Posten beboere vedrørende overdragelse m.v. opstår i forbindelse med fraflytninger. Her kan ejendommen få et beløb til gode hos den fraflyttende lejer, indtil endelig afregning finder sted.
Under tilgodehavende hos Ballerup Ejendomsselskab er anført de beløb, afdelingen eventuelt har til gode hos selskabet.
Passiver
En almen afdeling stiftes uden oprindelig egenkapital.. Afdelingen har ikke mulighed for senere at få en sådan egenkapital, idet de årlige udgifter og indtægter skal balancere, ligesom der er fastsat særlige regler for anvendelse af et eventuelt driftsoverskud. Men henlæggelserne, der foretages i afdelingerne, kan betragtes som afdelingernes egenkapital. Dog ændredes loven i slutningen af ”nullerne” således, at der henlægges et mindre beløb til arbejdskapital.
Passiverne er opdelt i bl.a. langfristet og kortfristet gæld. Denne opdeling er således, at gæld, der forfalder til betaling senere end 1 år efter regnskabsårets udløb, anses som langfristet gæld, mens anden gæld betragtes som kortfristet gæld.
Prioritetsgæld m.v. er de penge, ejendommen skylder væk til kreditforeninger m.fl. Da beboernes indskudsbeløb udgør en del af ejendommens finansiering, opføres også disse beløb - som ejendommen har "lånt" hos beboerne - her.
Vedrørende beboerne vedrørende overdragelse m.v. henvises til bemærkninger under aktiver.
Under gæld til Ballerup Ejendomsselskab er anført de beløb, afdelingen eventuelt skylder selskabet.